Organisation : 3 modèles pour se simplifier la vie

Organisation : 3 modèles pour se simplifier la vie

Et à quoi bon exécuter des projets, puisque le projet est en lui-même une jouissance suffisante ? Charles Baudelaire
Comment améliorer l’organisation de ses projets et de sa vie en général ?
Quels modèles utiliser pour se simplifier la vie ?
Quels sont les bénéfices de la prise de notes ?

Bien le bonjour du Labo ! 🔬

Lorsque l’on a une vie active, il peut être difficile de tout gérer. Entre projets personnels, professionnels et routine, il est souvent ardu de s’organiser correctement afin de s’épanouir pleinement. Grâce à trois modèles, nous verrons dans cet article comment définir ses priorités, vérifier que l’on poursuit bien le bon objectif et enfin comment optimiser ses décisions simplement. En sachant situer vos priorités, vous pourrez donc suivre les bons objectifs et prendre par conséquent les bonnes décisions. Vous serez donc mieux organisés et augmenterez votre efficacité dans tous vos projets.

Suivez le guide ! 🙃

DÉFINIR SES PRIORITÉS : LA MATRICE D’EISENHOWER

“Les choses urgentes sont rarement importantes, et les choses importantes sont rarement urgentes”. Dwight D. Eisenhower

Qu’il s’agisse de trancher entre plusieurs activités ou entre plusieurs tâches au sein d’une même activité, il est crucial de bien définir ses priorités. En effet, cela vous évitera d’avoir une organisation décousue, souvent délétère à l’accomplissement de n’importe quelle tâche. Vous saurez donc quoi faire à quel moment et cela augmentera grandement votre productivité ainsi que votre motivation à agir.

Alors c’est bien beau, mais comment définir ses priorités ?

Tout d’abord définir une priorité ressemble à un classement. Vous listez les choses que vous êtes sensés faire, puis vous les classez par ordre d’importance. Dans chaque activité, vous aurez des problèmes/tâches à résoudre rapidement et des problèmes/tâches cruciales à la réussite du projet mais moins urgentes.
Prenons un exemple simple, vous arrêtez une tâche “de fond” au travail (exemple un rapport) pour répondre à un mail “urgent” pourtant non indispensable.

Le but est donc d’y voir plus clair dans tout ça afin de bien trouver quelle organisation adopter. C’est là que la matrice d’Eisenhower rentre en jeu !

Une image valant mille mot, nous vous laissons avec le modèle.

Organisation
Matrice d’Eisenhower : Faire les choses importantes et urgentes, planifier les choses importantes mais peu urgentes, déléguer les tâches urgentes mais peu importantes et remettre à plus tard les tâches peu importantes et peu urgentes.

 

Reproduisez cette matrice sur un papier (ou copiez la notre). Classez ensuite vos différents choix dans la matrice afin de déterminer vos priorités. Agissez finalement en conséquence.

POURSUIVRE LES BONS OBJECTIFS : LA MÉTHODE SMART

La méthode SMART vient compléter notre article “se fixer un objectif solide en 7 étapes“. Il s’agit de critères à vérifier pour déterminer si l’objectif que l’on s’est fixé est convenable. Et non, la méthode SMART n’a rien à voir avec la voiture, il s’agit simplement d’un acronyme.

Spécifique : votre objectif doit être ciblé. Évitez donc toute description vague “faire du sport” et donnez-vous un objectif spécifique et concret “aller courir au bois”

Mesurable : votre objectif doit être quantifiable. “courir 5 km au bois”

Atteignable : votre objectif doit être atteignable, évitez donc “courir 70km au bois” (à moins que vous ne fassiez du trek)

Réaliste : adaptez votre objectif à vos compétences. Si vous êtes sportif régulier, n’ayez pas peur d’être ambitieux. Néanmoins, inutile de vous mettre la barre trop haut si vous êtes assurés d’un échec, cela ne fera que réduire votre motivation. Tout est dans le juste milieu entre challenge et réalisme !

Temporel : Posez vous des limites temporelles pour qualifier votre objectif. Exemple ” courir tous les week-end 5 km au bois pendant un mois puis, passer à 10km tous les week-end”.

Prenez maintenant vos objectifs actuels (personnels ou professionnels) et faites leur passer le test SMART. Si ceux-ci correspondent, poursuivez-les, sinon modifiez-les en conséquence ! Utilisez également la méthode SMART à l’avenir pour déterminer vos futurs objectifs ! 🤓

Cela vous permettra de vous atteler aux tâches nécessaires à l’accomplissement de cet objectif. Vos priorités et vos objectifs fixés, votre organisation devrait devenir beaucoup plus limpide !

VÉRIFIER SES DÉCISIONS : LA MATRICE SWOT :

Il est toujours difficile de prendre une décision. Une voix dans notre tête nous martèle tel ou tel avertissement et nous n’osons plus agir. Dans l’article Optimiser ses choix, nous vous donnions des clefs pour prendre la meilleure décision possible. Voici ici, la matrice SWOT, un outil permettant de vérifier et évaluer la pertinence de chaque décision que vous souhaitez prendre.

Organisation
Matrice SWOT

 

Pour les plus réfractaires à l’anglais, laissez-nous traduire ce modèle !

S représente vos forces, W, vos faiblesses, O, vos opportunités et T les menaces. S et O sont des sources de réussites et W et T des sources d’échec. Enfin, S et W sont liés à vous (vos forces et vos faiblesses) tandis que O et T sont des éléments extérieurs.

Il ne vous reste plus qu’à lister ce que chaque choix implique et à mettre dans les cases chacune de ces implications. Choisissez ensuite ce qui représente le moins de menace pour vous.

Cette analyse vous permettra souvent de juger de la pertinence de vos choix, de cibler les risques etc… Cela peut être très utile. Si vous n’arrivez pas à déterminer (ou que vous voulez une sécurité supplémentaire) vos priorités ou vos objectifs avec les méthodes précédentes, vous pouvez également appliquer celle-ci.

LES AVANTAGES DE CES MODÈLES

Outre les bénéfices direct de chacun des modèles (organisation, priorité, objectif et prise de décision), parlons de l’utilité de ce type de méthodes.
Dans un premier temps, ces modèles simplifient des concepts souvent abstraits. Prenons l’exemple du SWOT. La prise de décision est bien entendu un processus extrêmement complexe. Le SWOT permet donc de le simplifier et de résumer en gardant simplement les éléments les plus importants.
Cela permet donc de structurer la pensée du lecteur.
Enfin, l’homme apprend plus facilement lorsqu’un texte est illustré (Carney, 2002). Faire des représentations schématiques est donc utile pour vous permettre d’appréhender les notions.

Ces modèles peuvent sembler très simples. En effet, ceux-ci relèvent plus du bon sens que de la trouvaille scientifique. Néanmoins, comme le rappelle Benjamin Franklin, “Le bon sens, tout le monde en a besoin, peu l’ont, et chacun croit l’avoir. ” Par conséquent, ce n’est pas parce que ces modèles peuvent sembler évidents que nous les appliquons. Il est donc important de passer de la théorie à la pratique.

En effet, ces modèles n’ont de valeur que dans leur application. Nous vous recommandons donc, pour chacun d’eux, de prendre une feuille et un stylo et de faire par écrit chaque exercice.

FAITES-LE VRAIMENT. Cela ne vous prendra pas beaucoup de temps et pourra avoir un réel impact sur vos projets. L’organisation ne devrait plus vous poser problème désormais 😇

 


C’est tout pour aujourd’hui. Nous espérons que cet article vous sera utile et que vous appliquerez ces modèles !  Vous pouvez aussi nous donner votre avis en commentaire ou simplement nous envoyer un message, nous nous ferons un plaisir de vous répondre ! Vous pouvez également nous contacter sur les réseaux sociaux :

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Sarah & Nicolas

 

 

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